Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet alle Arten von Objekten.  Durch die zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Dokumente ist ein effizientes Management ohne zeitraubende Dokumentensuche jederzeit möglich.

Beliebige Dateien können miteinander verbunden, gemeinsam in Ordnern untergebracht oder gesucht werden, gleichgültig ob es sich um Textdateien, gescannte Images, Faxeingänge, E-Mails,Tiff-Grafiken, CAD-Zeichnungen, XML, HTML-Dokumente, Verweise auf Papierdokumente oder andere Anlagen handelt. Dokumentenmanagement bietet eine physikalisch verteilte sowohl single- als auch multiserverorientierte, zentrale Ablage, die für den Benutzer vollkommen transparent erscheint, d. h. der Anwender muss sich keine Gedanken darüber machen, wo seine Dokumente abgelegt oder wie sie gesichert oder archiviert werden.

 

Verfahrensdokumentation für Dokumentenmanagement

- erforderlich oder nur schmückendes Beiwerk?

 Das Thema Verfahrensdokumentation wird in in vielen Unternehmen nicht oer nur sehr oberflächlich behandel, obwohl die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation in GoBD, BASEL II, SOX sowie der ISO 9001 und des Reifegradmodells der ISO 90004 / CMMI festgelegt ist. Die Verantwortung für das DMS und die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen trägt zu jedem Zeitpunkt das Unternehmen, wie Dr. Stefan Spitz, TÜV Informationstechnik GmbH und Dr. Klaus-Peter Elpel, Consultec Dr. Ernst GmbH betonen.

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Dokumente wollen gemanaget werden

Das Handling von Dokumenten stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung dar. Ungleiche Ablagestrukturen verschiedener Abteilungen und auch Gesellschaften sowie die Existenz unterschiedlichster Dokumentenversionen sind zwei der in der Praxis sehr häufig auftretenden Probleme, mit denen auch die aus dem niedersächsischen Nordhorn stammende LIST Gruppe zu kämpfen hatte.

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