Genaues Zuhören empfohlen

Aufbau eines gerne genutzten Hinweisgeberportals
Aufgrund einer EU-Richtlinie müssen Unternehmen ein System zur Entgegennahme von Hinweisen auf Verstöße einführen. Viele KMU haben bereits erkannt, dass ein Hinweisgebersystem sogar hilft, den Unternehmenserfolg zu steigern. Nun stehen Unternehmer:innen, Geschäftsführer:innen oder Führungskräfte vor der Herausforderung, in ihren Unternehmen eine Hinweisgeberlösung zu etablieren, die sowohl die eigenen Mitarbeiter:innen als auch die externen Geschäftspartner:innen jederzeit und an jedem Ort gerne nutzen. Doch auf was müssen sie achten, damit die Implementierung eines Hinweisgeberportals erfolgreich wird?

Komponenten eines wirksamen und akzeptierten Hinweisgebersystem
Es klingt so einfach. Nur entsprechende Meldekanäle zur Verfügung stellen und eine geeignete Person beauftragen, die eingehenden Meldungen zu bearbeiten. Schon erfüllen KMU die Vorgaben der EU-Hinweisgeberrichtlinie. Doch ist das wirklich alles? Irgendeinen Meldekanal definieren und dann geht es los? Nein, es ist mehr zu tun, damit das Hinweisgebersystem zum unternehmerischen Erfolg beitragen kann.



 

 

Libuda - Genaues Zuhören empfohlen

Zur Einrichtung einer guten Hinweisgeberlösung gehören im Wesentlichen zwei Komponenten. Zum einen benötigen Unternehmen ein Hinweisgeberportal. Zum anderen bringt die beste Lösung wenig, wenn die Nutzenden sie nicht kennen und dieser nicht vertrauen. Ohne eine umfangreiche, wiederkehrende und zielgerichtete Kommunikation wird die Hinweisgeberlösung wenig bis gar nicht genutzt. Mit klaren Botschaften und leicht zugänglichen Informationen müssen KMU primär die Mitarbeiter:innen des Unternehmens erreichen. Darüberhinaus sind auch Externe anzusprechen, also Lieferant:innen, Abnehmer:innen und sonstige Dienstleister:innen.

Verpflichtung aus der EU-Hinweisgeberrichtlinie
Am Anfang steht für viele Unternehmen die Erkenntnis, dass es aufgrund der EU-Hinweisgeberrichtlinie eine Pflicht gibt, Whistleblowern die Möglichkeit zur vertraulichen Meldung von Verstößen zu ermöglichen. Diese Vorgabe wurde bereits 2019 verabschiedet und ist 2021 in allen EU-Mitgliedsstaaten umzusetzen, die noch keine Regelungen zum Schutz von Wistleblowern haben. Erfasst sind alle Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern.

Viele KMU haben bereits erkannt, dass ein Hinweisgebersystem sogar hilft, den Unternehmenserfolg zu steigern.

Beitrag zum Unternehmenserfolg
Durch die Einführung einer guten Hinweisgeberlösung tragen KMU über schlichte rechtliche Verpflichtungen hinaus ganz sicher zum unternehmerischen Erfolg bei. Der Aufruf, Fehlverhalten und damit mögliche Fehler in betrieblichen Abläufen zu melden, wird positiv betrachtet zum Initial, die unternehmerische Arbeit kontinuierlich zu verbessern. Aus Fehlern werden Chancen. Dies schafft eine offene Fehler- und Lernkultur. Es geht zwar auch darum, bewusste Verstöße von einzelnen Personen zu identifizieren, die dem Unternehmen schaden, und dies angemessen zu ahnden. Doch mindestens genauso wichtig sind Erkenntnisse, welche Schwachstellen in Systemen aufgetreten sind und wo sich Lücken gezeigt haben.

Mit einem professionellen Hinweisgebersystem positionieren Unternehmer:innen sich als gute Arbeitgeber:innen. Sie sorgen durch geeignete Präventionsmaßnahmen - wie die einfache Möglichkeit zur Meldung von Verstößen - für den Schutz aller Beschäftigten und am Ende des Unternehmens. Dies erzeugt ferner eine positive Außenwirkung, sofern das Hinweisgebersystem etwa auf der Homepage prominent dargestellt wird, damit externe Personen wie z.B. Lieferanten:innen darauf zugreifen können. In der Lieferkette präsentieren sich KMU so als Geschäftspartner:innen, die:der sich um die Aufklärung von Fehlverhalten und die Optimierung von mangelbehafteten Systemen kümmert.

Natürlich ist es nicht die allererste Motivation für ein Hinweisgebersystem. Dennoch hat ein Hinweisgebersystem als Teil der Compliance einen Abschreckungseffekt für potentielle Täter:innen Wenn das Hinweisgeberportel für Außenstehende eindeutig erkennbar ist, so wie die Videoüberwachungsanlage auf dem Gelände mit hochwertigen Waren, dann sorgt das für eine hohe Hemmschwelle insbesondere bei möglichen “Angriffen von Außen”.

Was muss eine Hinweisgeberlösung können?
Was eine gute Hinweisgeberlösung leisten muss, das ist bereits in der EU-Hinweisgeberrichtlinie definiert. Zudem ergeben sich aus den Erfahrungen von großen und internationalen Unternehmen, die solche Systeme schon länger im Einsatz haben, einige best-practice-Ansätze.

Generell sollten KMU bei der Ausgestaltung des Hinweisgeberportals nicht nur formale sondern ebenso praktische Erwägungen im Blick haben. Und selbstverständlich spielen Kosten und Nutzen eine Rolle – sowohl die Kosten für technische Tools als auch Personalaufwand. Die Lösung sollte zunächst ein möglicher Meldekanal für Hinweisgebende sein. Zudem sollte das System die Bearbeitung der Meldungen und die Dokumentation der Vorgänge ermöglichen. Die Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgebenden sollte direkt aus dem System heraus erfolgen können. Und im Portal sollten die jeweiligen Bearbeiter:innen leicht zu administrieren sein. Idealerweise lassen sich externe Rechtsanwält:innen an das System anbinden, sei es als Vertrauensanwalt oder -anwältin, der bzw. die Bestandteil des Hinweisgebersystems ist, oder als externer Beratende, die für KMU die Bearbeitung der Fälle übernimmt.

Hinweisgeberportal: digital vs. analog
Muss ein KMU eine aufwändige technische Software erwerben und installieren oder genügt nicht ein Beschwerdebriefkasten?

Meldungen können in verschiedenster Form abgegeben werden: Als Brief, per Fax und via Mail. Ein Anruf bei einer Hotline. Der persönliche Besuch beim vertraulichen Ansprechpartner:in. Ein breiter Mix an Möglichkeiten. Mit Blick auf die nachfolgende Schritte, wenn die Meldung des Hinweisgebenden eingegangen ist und die weitere Bearbeitung des Vorgangs ansteht, zeigen sich schnell die Nachteile “analoger” Lösungen. Briefe, ausgedruckte Mails und Fax sowie handgeschriebene Gesprächsmitschriften können zwar in einem Aktenordner sicher im feuerfesten Schrank verwahrt werden, doch das ist nicht der aktuelle Stand von Wissenschaft und Technik in Zeiten von New Work und Home Office.

Empfehlenswert ist es, nicht zu viele Meldekanäle anzubieten.  Das verwirrt mehr als dass es für Klarheit sorgt.

Empfehlenswert ist es, nicht zu viele Meldekanäle anzubieten. Das verwirrt mehr als dass es für Klarheit sorgt. Der Aufwand, die Informationen zum definierten Bearbeiter:in der Hinweise zu übermitteln, und das Risiko, die Vertraulichkeit von weitergeleitetenen Briefen und Mails im Unternehmen sicherzustellen, sind hoch.

KMU setzen zunehmend auf wenige, ausgewählte und durchdachte Meldekanäle, z.B. ein digitales Hinweisgeberportal als Cloud-Lösung und ergänzend einer externen Rechtsanwält:in als persönlich ansprechbare Ombudsperson. Es lässt sich weder verhindern noch verbieten, dass ein Whistleblower den Hinweis mit der Post versendet. In diesem Fall müssen KMU durch unmissverständliche innerbetriebliche Abläufe sicherstellen, dass der Brief von der Poststelle auf direktem Weg an die richtige Stelle kommt. Dennoch ist selbst dieser mittlerweile statistisch gesehen seltene Fall, dass Hinweise per Brief übermittelt werden, besser gelöst, wenn das Schriftstück gescannt und in die digitale Akte des Hinweisgebersystems übernommen wird.

Für hohe Akzeptanz: Intensive Kommunikation zum Hinweisgebersystem
Hinweisgebersysteme werden nur dann gerne genutzt, wenn Hinweisgebende diese kennen und ihnen vertrauen. Ohne eine gute Vermarktung des Hinweisgeberportals, wird der Nutzen der Lösung deutlich geringer ausfallen. An passender Stelle, z.B. auf der internen Kollaborationsplattform, im Verhaltenskodex oder im Training zur Antikorruption, bewirken einige Erläuterungen ihren Zweck.

Kommunikationskampagne zum Hinweisgebersystem
Für die Kommunikation können und sollten KMU unterschiedliche Kanäle nutzen. Das Intranet und die Homepage bieten sich besonders als Kommunikationskanal an, denn dort sind die Informationen zum Hinweisgebersystem dauerhaft zu finden. Für die Nutzenden sollte es einfach sein, mit wenigen Aktionen (nicht mehr als 2 “Klicks”) beim Hinweisgeberportal zu landen. Hilfreich ist es außerdem, bestimmte Schlüsselwörter wie “Compliance”, “Hinweise” und “Verstöße” in der Suchfunktion zu hinterlegen.

Positive Aspekte und negative Assoziationen zum “Whistleblowing” aufgreifen

Nicht jeder verbindet mit dem Hinweisgeben oder Whistleblowing nur positive Dinge. Die Angst vor Denunzianten, die grundlos eine andere Person schlecht darstellen lassen wollen, ist hoch. Verbreitet ist leider immer noch die Ansicht, dass der Überbringende von schlechten Botschaften (fast) genauso schlimm ist wie die Täterin oder der Täter selbst. Diesen negativen Assoziationen sollten KMU aktiv entgegentreten.

Um eine falsche oder sogar missbräuchliche Nutzung des Hinweisgeberportals zu verhindern, können Unternehmen dies in der Kommunikation zum Hinweisgebersystem thematisieren. Was gehört nicht in das Hinweisgebersystem, weil es dafür schon andere Kanäle gibt, z.B. Kundenbeschwerden an die Kunden-Hotline oder Vorwürfe der Diskriminierung an die oder den dafür bereits benannten Antidiskriminierungsbeauftragten? Schwieriger zu transportieren ist die Botschaft, dass nur gutgläubige Hinweisgebende geschützt werden. Dies lässt sich subtil andeuten, indem Unternehmen die Wistleblower um Informationen ausschließlich auf Basis von Fakten, Belegen und Zeug:innenaussagen bitten.

Praktische Funktionen des Hinweisgeberportals und ansprechende Kommunikation sind die Hebel zum Erfolg
KMU sind bei der Umsetzung der EU-Hinweisgeber-Richtlinie auf dem richtigen Weg, wenn sie a) ein geeignetes Hinweisgeberportal auswählen, b) eine gute Kommunikation zum Whistleblowing planen, c) die Hinweisgeberlösung in die betrieblichen Abläufe integrieren und d) das Hinweisgebersystem dauerhaft und aktiv betreiben.


Dirk Libuda im DiALOG-Magazin

Dirk Libuda ist Jurist, selbständiger Compliance Consultant und Compliance Manager sowie Geschäftsführer der Libuda consulting und DILICOman. DILICOman bietet für mittelständische Unternehmen einen digitalen Whistleblowing- und Compliance-Service an. Mit Erfahrung aus über 20 Jahren Tätigkeit im Mittelstand unterstützt er  zusammen mit weiteren Experten bei der Einführung und beim Betrieb von Hinweisgeber-Systemen, der Aufklärung von Verstößen durch forensische Untersuchungen sowie der Weiterentwicklung des Compliance-Managements. www.dilicoman.com